5 грешки, които домакините правят през най-натоварения сезон (и как да ги избегнат).

Летният сезон е периодът, който много собственици и мениджъри на краткосрочни имоти очакват с най-голямо нетърпение. По-високото търсене, повече резервации и възможността за по-добра доходност превръщат юли и август в най-силните месеци от годината.

Но именно тогава се случва и нещо друго.

Колкото по-натоварен става сезонът, толкова по-лесно е ежедневната оперативна работа да измести стратегическото управление на имота. Натрупват се запитвания, смени на гости, комуникация с почистващи екипи, координация на ремонти и непредвидени ситуации. В тази динамика дори опитните домакини започват да работят "на пожар" и често допускат грешки, които не само увеличават стреса, но и водят до по-ниски приходи, негативни ревюта и пропуснати възможности.

Добрата новина е, че повечето от тези грешки могат да бъдат избегнати с правилна организация и предварително планиране.

Ето кои са петте най-често срещани грешки, които наблюдаваме през активния летен сезон.

1. Фокусът е върху заетостта, а не върху приходите.

Една от най-разпространените заблуди е,

че ако имотът е резервиран почти всеки ден, сезонът е успешен.

Всъщност най-важният показател не е заетостта, а приходът, който всяка резервация носи.

Често още през март или април собствениците приемат резервации на цени, които по-късно се оказват значително под пазарните. Междувременно търсенето се увеличава, организират се концерти, фестивали, спортни събития или дълги празнични уикенди, а цените на конкурентните имоти нарастват.

Резултатът? Календарът е пълен, но потенциалната печалба остава нереализирана.

Какво можете да направите?

Редовно анализирайте пазара, а не само собствените си резервации.

Следете:

• средните цени на сходни имоти;

• местните събития;

• свободните дати в района;

• колко дни остават до настаняването.

  
  

Динамичното ценообразуване не означава цените винаги да бъдат по-високи. То означава да бъдат правилни за конкретния момент.

Съвет от АТИИ: Вместо да проверявате цените веднъж месечно, през активния сезон отделяйте по няколко минути два или три пъти седмично. Малките корекции често имат по-голям ефект от големите промени.

2. Комуникацията с гостите остава на заден план.

Когато резервациите са много, най-често страда комуникацията.

Забавените отговори, непълната информация или липсата на ясни инструкции създават напрежение още преди гостът да е пристигнал, а първото впечатление започва именно от комуникацията.

Гост, който получава навременен, ясен и приятелски отговор, пристига с много по-високо доверие. Както и обратното,  ако няколко часа не знае как ще се настани или къде да паркира, рискът от негативно преживяване се увеличава значително.

Една от най-добрите инвестиции е създаването на автоматизирани или предварително подготвени съобщения за различните етапи от престоя:

• потвърждение на резервацията;

• инструкции за настаняване;

• информация за паркиране;

• препоръки за плажове, ресторанти и местни забележителности;

• инструкции при напускане.

  
  

Това не премахва личното отношение, даже напротив.

Освобождава време за случаите, в които гостът наистина има нужда от индивидуално съдействие.

3. Подценява се подготовката между две резервации.

През юли и август често има смени в рамките на няколко часа. Именно тогава най-малките пропуски се превръщат в най-големите проблеми. Липсваща кърпа. Празен дозатор за сапун. Неработещ климатик. Изгоряла крушка. Недостатъчно кафе или вода за първата вечер.

Поотделно тези неща изглеждат дребни. За госта обаче, те изграждат цялостното впечатление за качеството на престоя.

Много негативни ревюта не започват с голям проблем. Те започват с няколко малки неудобства, които постепенно създават усещане, че имотът не е подготвен достатъчно добре.

Как да намалите риска?

Използвайте подробен чеклист при всяка смяна на гости. Той трябва да включва не само почистване, но и:

• проверка на всички електроуреди;

• наличност на консумативи;

• интернет връзката;

• климатизацията;

• осветлението;

• ключовете;

• безопасността на имота.

  
  

Последователността е това, което отличава професионалното управление.

4. Всички решения се вземат в движение.

Натовареният сезон често кара домакините да реагират на всяка ситуация в момента, вместо да работят по предврително изградени процеси.

Ако всяко запитване изисква нов отговор, всяка смяна на гости се организира различно и всеки проблем се решава импровизирано, натоварването постепенно започва да расте.

В един момент собственикът вече не управлява бизнеса си – бизнесът управлява него.

Най-успешните оператори в сектора не разчитат единствено на опита си.

Те изграждат системи с  ясни процедури, стандартизирани чеклисти и календар за задачите. Предварително разписани действия при различни ситуации.

Това позволява не само по-лесно управление, но и по-бързо разширяване на портфолиото, когато дойде моментът за това.

Съвет от АТИИ: Ако една задача се повтаря всяка седмица, вероятно вече е време да бъде стандартизирана или автоматизирана.

5. След края на сезона няма анализ.

Една от най-ценните възможности, които летният сезон дава, е информацията.

Всеки гост оставя след себе си обратна връзка – не само чрез оценката си, но и чрез въпросите, които задава, коментарите си и начина, по който използва имота. За съжаление много домакини приключват сезона и просто започват да чакат следващия. Така се губи огромно количество информация, която може да подобри резултатите през следващата година.

След края на активния период си струва да отделите време и да анализирате:

• Кои дати се резервираха най-бързо?

• При кои цени имахте най-добра доходност?

• Какви бяха най-честите въпроси на гостите?

• Какви забележки се повтарят в ревютата?

• Кои разходи могат да бъдат оптимизирани?

• Кои допълнителни услуги се използваха най-много?

  
  

Този анализ често струва много по-малко време от решаването на същите проблеми през следващото лято.

Успешният сезон не е въпрос на късмет.

Най-натоварените месеци могат да бъдат и най-печелившите, но само ако процесите зад кулисите работят добре.

В краткосрочните наеми качеството рядко се определя от една голяма инвестиция. Най-често то е следствие от добре изградени процеси, последователност и желание за постоянно подобрение.

Най-добрите домакини не се отличават с това, че никога не допускат грешки. Те се отличават с това, че се учат от тях, анализират резултатите си и изграждат системи, които им позволяват да предоставят еднакво високо качество дори в най-натоварените периоди.

В АТИИ вярваме, че развитието на сектора започва със споделянето на знания, добри практики и професионален опит. Когато домакините работят по-организирано, печелят не само те, но и техните гости, партньори и цялата туристическа индустрия.

Ако искате да обменяте опит, добри практики и идеи с други професионалисти от сектора на краткосрочното отдаване под наем, можете да станете част от общността на АТИИ. Нашите членове получават достъп до актуална информация за индустрията, възможности за професионален обмен и безплатна консултация по теми, свързани с развитието и управлението на техния бизнес.

Научете повече на www.atii.bg.